How To

在此文中你将学到实用的技巧和诀窍,这将帮助你在Excel中更加快速简便地编辑你的数据。

 

查找与替换


查找与替换  使你能够在电子表格中搜索并替换数据,能避免挨个寻找。通常用来查找产品描述中不需要的信息并替换为空白。你能够通过在你的工具栏主页的编辑部分使用查找和选择功能来进行此操作:

  

自动筛选


自动筛选 使你能够通过下拉菜单对你的数据进行指定范围的排序。此功能很有用,例如按照空格数量的多少排列每一列。

注意下方图片中的每行的空格数。选择工具栏中的数据标签,然后点击筛选按钮以应用自动筛选:

现在你可点击下拉框来筛选或根据你所需要的标准排序。例如,你可以选择将数字值排列为从大到小从小到大,根据值或颜色进行筛选等等。选项将根据列中数据的种类而改变,例如文本列将能够选择从A – ZZ – A进行排序,而不是从小到大或从大到小。

 

加亮重复值


你可以使用工具栏主页标签中样式部分的条件格式选项,以便找到一列中的重复值,然后使用上述的自动筛选来分离它们。

选择你认为可能有重复值的一列数据,然后去到主页标签的样式部分并选择条件格式 > 加亮单元格规则 > 重复值

你将收到一个格式选项弹窗以选择如何加亮重复值:

选择确定以应用此条件格式。

你可使用自动筛选通过筛选条件 > 颜色选项来显示重复或非重复值:

 

交替行阴影


使你能够每隔一行添加阴影,从而使你的电子文档更容易阅读。

使用方法:

1. 加亮你想要设计版式的单元格、行或列的范围。

2. 在工具栏主页标签的样式部分选择条件格式选项,并去到加亮单元格规则 > 更多规则。

3. 选择使用公式决定应用样式的单元格并在下方的规则描述框中输入 =MOD(ROW(),2)=0

 

4. 点击 Format 按钮提出单元格格式对话框:

5. 选择填充标签以指定阴影行的颜色,使用规定单元格格式框中的字体标签规定字体的颜色或样式等等。例如,你可选择浅绿背景,如下图所示:

6. 点击两次 OK 返回你的工作表。效果如下图所示:

 

 

分离文本到列


分离定界或固定宽度的文本到单独的列。如下图所示,我想要分离的文本是逗号分隔的格式,我想要将其分为单独的列:

要想把它们分成3列,我将从菜单选用 Data > Text to Columns 选项:

分离结果如下图所示:

 

选择性复制/粘贴


有时你需要将数据恰当地显示在Excel里,并且这常常会使用一到两种功能。首先就是批量上传/更新数据,你需要确保复制公式并以纯文本形式粘贴到适当的单元格。

在下图中,所有“B”列单元格都通过使用连结功能显示数据。我想将这列中的AND公式的数据替换为JUST数据。

我们需要将数据拷贝入那一列。通过点击“B”列表头选择此列并使用Ctrl+C复制数据。在任然选择这列的情况下,右键点击并选择选择性粘贴...

选择 并点击确定。这将把公式覆盖为此数据的文本值。

这将会确保上传时数据合理显示在我们的系统(以及你的刊登)之中。当从其他程序如WordDreamweaver复制到Excel时你也需要这么做。

如果你需要将一行中的值改为列,或你需要将一列值变为行,你可以使用选择性复制+粘贴 > 调换功能。此例中我们将使用它把一行中的值创建为一列。首先现则你想要调换的数据并复制它。然后右键点击一个新的单元格并选择选择性粘贴,并选择调换选项:

结果如图:

 

创建逗号分隔列表


有时你将需要为高级筛选器创建值的逗号分隔列表。有许多方法可进行此项操作,但是如果你的数据是存在于Excel中的一列的话,可以使用上面提到的合并单元格功能通过一个简单的公式来完成。这是基本的方法;我们将以SKU为例:

1. 点击进入你列表中第一个SKU旁边的空白格。

2. 输入公式 =A2&”,”&B1A2是你列表中的第一个SKUB1是你公式上方的单元格。公式将捕捉到第一个SKU,并且当你向下拖时将捕捉到下一个SKU并将其与逗号和前一个SKU连结到列表。

 

填充空格


如果你有一个电子表格,其中一组数据的第一排含有一个数据点,你需要将它放在每一排中,你可以输入一个公式来检查是否有这个数据点的列是否为空白的。如果是,插入上述值否则插入带有你的数据点的值到列中。只要你向下拖动,当到达你的数据点时他就插入值,当下一个单元格是空白时它将通过你的公式插入你刚才 插入上方单元格的数据点。

此例中,在你的SKU数据的父项SKU行中你拥有某样式,并且你需要将它存在于每一排,以便子SKU将发送此样式到网上交易平台:

  

你可以看到我们的公式检查了第一个单元格并找到一个值,所以它使用了哪个值。当你向下拖动时,它将检查每一行;当它发现下一个拥有某样式的父项SKU行时,它将插入新样式并继续。

通在父项SKU列中检查来源而不是在样式列中检查空白格也能够达到相同效果:

  

当此公式在父项SKU列找到父项值是,它将在样式列插入此值。当它找到任何其它值时,它将在它自己上方的单元格中插入此值。只要你向下拖动,它将为父项SKU以及下方的每个子SKU插入父项样式。

在此文中你将学到实用的技巧和诀窍,这将帮助你在Excel中更加快速简便地编辑你的数据。

 

查找与替换


查找与替换  使你能够在电子表格中搜索并替换数据,能避免挨个寻找。通常用来查找产品描述中不需要的信息并替换为空白。你能够通过在你的工具栏主页的编辑部分使用查找和选择功能来进行此操作:

  

自动筛选


自动筛选 使你能够通过下拉菜单对你的数据进行指定范围的排序。此功能很有用,例如按照空格数量的多少排列每一列。

注意下方图片中的每行的空格数。选择工具栏中的数据标签,然后点击筛选按钮以应用自动筛选:

现在你可点击下拉框来筛选或根据你所需要的标准排序。例如,你可以选择将数字值排列为从大到小从小到大,根据值或颜色进行筛选等等。选项将根据列中数据的种类而改变,例如文本列将能够选择从A – ZZ – A进行排序,而不是从小到大或从大到小。

 

加亮重复值


你可以使用工具栏主页标签中样式部分的条件格式选项,以便找到一列中的重复值,然后使用上述的自动筛选来分离它们。

选择你认为可能有重复值的一列数据,然后去到主页标签的样式部分并选择条件格式 > 加亮单元格规则 > 重复值

你将收到一个格式选项弹窗以选择如何加亮重复值:

选择确定以应用此条件格式。

你可使用自动筛选通过筛选条件 > 颜色选项来显示重复或非重复值:

 

交替行阴影


使你能够每隔一行添加阴影,从而使你的电子文档更容易阅读。

使用方法:

1. 加亮你想要设计版式的单元格、行或列的范围。

2. 在工具栏主页标签的样式部分选择条件格式选项,并去到加亮单元格规则 > 更多规则。

3. 选择使用公式决定应用样式的单元格并在下方的规则描述框中输入 =MOD(ROW(),2)=0

 

4. 点击 Format 按钮提出单元格格式对话框:

5. 选择填充标签以指定阴影行的颜色,使用规定单元格格式框中的字体标签规定字体的颜色或样式等等。例如,你可选择浅绿背景,如下图所示:

6. 点击两次 OK 返回你的工作表。效果如下图所示:

 

 

分离文本到列


分离定界或固定宽度的文本到单独的列。如下图所示,我想要分离的文本是逗号分隔的格式,我想要将其分为单独的列:

要想把它们分成3列,我将从菜单选用 Data > Text to Columns 选项:

分离结果如下图所示:

 

选择性复制/粘贴


有时你需要将数据恰当地显示在Excel里,并且这常常会使用一到两种功能。首先就是批量上传/更新数据,你需要确保复制公式并以纯文本形式粘贴到适当的单元格。

在下图中,所有“B”列单元格都通过使用连结功能显示数据。我想将这列中的AND公式的数据替换为JUST数据。

我们需要将数据拷贝入那一列。通过点击“B”列表头选择此列并使用Ctrl+C复制数据。在任然选择这列的情况下,右键点击并选择选择性粘贴...

选择 并点击确定。这将把公式覆盖为此数据的文本值。

这将会确保上传时数据合理显示在我们的系统(以及你的刊登)之中。当从其他程序如WordDreamweaver复制到Excel时你也需要这么做。

如果你需要将一行中的值改为列,或你需要将一列值变为行,你可以使用选择性复制+粘贴 > 调换功能。此例中我们将使用它把一行中的值创建为一列。首先现则你想要调换的数据并复制它。然后右键点击一个新的单元格并选择选择性粘贴,并选择调换选项:

结果如图:

 

创建逗号分隔列表


有时你将需要为高级筛选器创建值的逗号分隔列表。有许多方法可进行此项操作,但是如果你的数据是存在于Excel中的一列的话,可以使用上面提到的合并单元格功能通过一个简单的公式来完成。这是基本的方法;我们将以SKU为例:

1. 点击进入你列表中第一个SKU旁边的空白格。

2. 输入公式 =A2&”,”&B1A2是你列表中的第一个SKUB1是你公式上方的单元格。公式将捕捉到第一个SKU,并且当你向下拖时将捕捉到下一个SKU并将其与逗号和前一个SKU连结到列表。

 

填充空格


如果你有一个电子表格,其中一组数据的第一排含有一个数据点,你需要将它放在每一排中,你可以输入一个公式来检查是否有这个数据点的列是否为空白的。如果是,插入上述值否则插入带有你的数据点的值到列中。只要你向下拖动,当到达你的数据点时他就插入值,当下一个单元格是空白时它将通过你的公式插入你刚才 插入上方单元格的数据点。

此例中,在你的SKU数据的父项SKU行中你拥有某样式,并且你需要将它存在于每一排,以便子SKU将发送此样式到网上交易平台:

  

你可以看到我们的公式检查了第一个单元格并找到一个值,所以它使用了哪个值。当你向下拖动时,它将检查每一行;当它发现下一个拥有某样式的父项SKU行时,它将插入新样式并继续。

通在父项SKU列中检查来源而不是在样式列中检查空白格也能够达到相同效果:

  

当此公式在父项SKU列找到父项值是,它将在样式列插入此值。当它找到任何其它值时,它将在它自己上方的单元格中插入此值。只要你向下拖动,它将为父项SKU以及下方的每个子SKU插入父项样式。

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